Cómo Organizar Sprints y OKRs en un Startup

Construir startups de tecnología es una labor titánica. Generalmente son equipos pequeños (o de una sola persona) en los que cada persona maneja más de un rol o responsabilidad. Para fundadores primerizos el proceso de crear un startup no sólo es nuevo, sino que es específico a tu propuesta de valor, cliente e industria — o sea no hay un manual perfecto de operaciones para saber en qué trabajar y cuando. Para todos los que trabajan en startups, además, el tema se hace más complejo porque, casi que por definición, están construyendo algo que no se ha construido antes. 

Manejar el trabajo en una startup sin una filosofía para la productividad y ejecución puede convertirse en un caos. La falta de estructura lleva a duplicar esfuerzos, malentendidos entre los miembros del equipo y avances más lentos de lo deseado.

En las startups cada día cuenta, y con recursos limitados, no tener una organización clara puede resultar en perder oportunidades y no escalar a la velocidad necesaria para mantenerse vivos.

Según Sequoia Capital, “Una vez que has identificado la métrica y el objetivo correctos, estarás preparado para definir una estrategia y una hoja de ruta contra la cual tu equipo de producto pueda ejecutar.”

El problema es que muchas startups se quedan en la primera parte. Es imperativo pensar en los objetivos y los procesos de producción a la vez, porque sin los procesos las métricas no se van a cumplir eficientemente.

Tener claros los procesos no sólo aporta a la productividad y velocidad en ejecución, sino que da confianza al equipo de que hay una estructura que les permite hacer su mejor trabajo mientras se pueden mantener enfocados.

Teniendo tantas cosas en qué pensar, qué hacer y de qué preocuparse, ¿cómo se estructura el trabajo de una startup para asegurar que haya un foco en ejecución y ser productivos?

Te vamos a explicar cómo podés utilizar metodologías ágiles como Sprints y marcos de objetivos como OKRs para mejorar la productividad y ejecución en tu startup.

¿Qué son los Sprints?

Un Sprint es un período corto y definido, generalmente de 1 a 4 semanas, en el que un equipo se enfoca en completar un conjunto específico de tareas mientras que prácticamente se ignoran todas las demás.

Los sprints son una parte fundamental en la metodología Scrum que se utiliza comúnmente en el desarrollo de software, sin embargo, se usan en muchas otras industrias para gestionar proyectos y mejorar la eficiencia.

Beneficios de los Sprints

  1. Mejora el Enfoque: Los Sprints permiten al equipo concentrarse en un conjunto limitado de tareas, lo cual facilita la gestión y priorización del trabajo. Según Jason Fried de 37signals, los Sprints ayudan a simplificar y clarificar el proceso de trabajo, asegurando que todos sepan qué deben hacer y cuándo debe estar hecho sin preocuparse por otros temas que puedan quitarles tiempo y atención.
  2. Facilita la Gestión de Proyectos: Al dividir el trabajo en períodos cortos, es más fácil monitorear el progreso y hacer ajustes rápidos basados en feedback continuo. Fried señala que la estructura de los Sprints ayuda a evitar la sobrecarga de detalles y permite a los equipos experimentar con ideas de manera rápida y eficiente antes de llegar a una solución definitiva .
  3. Adaptabilidad: Los Sprints permiten una mayor flexibilidad para adaptar y ajustar tareas según sea necesario. Ryan Singer, también de 37signals, menciona que uno de los mayores beneficios de los Sprints es que permiten cambiar rápidamente de dirección en respuesta a nuevos desafíos o información, lo cual es crucial para mantener la agilidad en una startup.

Implementación de Sprints en tu Startup

1. Planificación del Sprint:

  • Establecé objetivos claros para el Sprint.
  • Definí el alcance y las tareas específicas a realizar.

2. Ejecución del Sprint:

  • Mantené reuniones diarias de stand-up para revisar el progreso.
  • Adaptá y ajustá las tareas según sea necesario.

3. Revisión y Retrospectiva del Sprint:

  • Evaluá lo que se completó y lo que no.
  • Identificá áreas de mejora para futuros Sprints.

Para Fried de 37signals, la implementación de Sprints en su equipo no solo mejoró la gestión de proyectos, sino que también permitió una mayor colaboración y comunicación efectiva entre los miembros del equipo. Todo esto mejoró el tiempo de entrega de features a sus clientes con una mejor calidad del trabajo.

En conclusión una estructura como los Sprints  nos permite movernos más eficiente, ágil y tranquilamente hacia nuestros objetivos. Es crucial, entonces, para la productividad asegurar que estamos desarrollando y definiendo esos objetivos correctamente.

¿Qué son los OKRs?

La metodología de OKRs (Objectives and Key Results) permite gestionar, activamente, los objetivos y ayuda a las startups (y empresas en general) a definir y moverse en la dirección correcta de sus metas. Esta metodología es utilizada por gigantes Google, Netflix pero es tan eficiente y genera tantos beneficios que startups en etapas más tempranas como nuestra propia Avify organiza todo su trabajo así para alinear esfuerzos y medir el progreso hacia objetivos estratégicos y operativos.

Los OKRs son el plan de cómo se va a alcanzar una meta que la startup se puso. Los resultados clave son las cosas específicas que el equipo tiene que hacer para lograrlo y define el trabajo del día a día y resultados que se esperan lograr en un período. 

Beneficios de los OKRs

  1. Claridad y Enfoque: Proporcionan una dirección clara y un enfoque en las metas.
  2. Medición y Evaluación del Progreso: Los OKRs establecen resultados clave específicos y medibles, permitiendo monitorear y evaluar el rendimiento de manera efectiva.
  3. Motivación y Compromiso: Fomentan un mayor compromiso y responsabilidad en la organización.
  4. Desarrollo y Crecimiento: Promueven el desarrollo profesional y la mejora continua.
  5. Orientación a Resultados: Centran la atención en la entrega de resultados tangibles y medibles.
  6. Toma de Decisiones Basada en Datos: Facilitan la toma de decisiones informadas utilizando métricas y evidencias.

Implementación de OKRs en tu Startup

1. Definición de Objetivos:

  • Establecé objetivos claros, inspiradores y alineados con la visión y misión de la organización.
  • Los objetivos deben enfocarse en lo que se quiere lograr, proporcionando dirección y propósito.

2. Identificación de Resultados Clave:

  • Definí métricas específicas, claras y relevantes que indiquen cómo se logrará el objetivo.
  • Asegurate de que los resultados clave sean específicos, de tiempo limitado, agresivos pero realistas, y mensurables.

3. Seguimiento y Ajuste:

  • Revisá regularmente el progreso hacia los OKRs.
  • Ajustá los objetivos y resultados clave según sea necesario.

Según Avify, es crucial que los OKRs se comuniquen claramente y se revisen regularmente para asegurar que toda la organización esté alineada y enfocada en las prioridades clave. Esta transparencia y claridad ayudan a movilizar a los equipos y a fomentar una cultura de enfoque y mejora continua.

Integración de Sprints y OKRs

Los OKRs son la primera parte para definir los sprints de ejecución. Los Sprints deben de asegurar que se está enfocando el trabajo de manera prioritaria para cumplir con los objetivos y resultados del periodo en el que se está trabajando. 

Supongamos que tu startup tiene un objetivo (OKR) de aumentar los usuarios activos mensuales (MAU) a 10,000 para el final del trimestre.

Podés organizar 3 Sprints específicos enfocados en (1) mejorar la experiencia del usuario, (2) optimizar el embudo de conversión y (3) lanzar campañas de marketing dirigidas.

Cada Sprint tendría tareas claras, tiempo intencional en el calendario para poder completarlos con enfoque y objetivos que se alinean directamente con el resultado clave de aumentar los MAU.

Después de que cada Sprint termine es importante hacer un análisis para ver información nueva y aprendizajes que puedan impactar tanto el OKR como el Sprint siguiente.

De esta manera el equipo a cargo de lograr el OKR de aumenta de MAU puede tener la confianza de que está trabajando con enfoque en las cosas que les van a generar el impacto deseado.

Conclusión

Para cualquier organización, pero sobre todo para startups, adoptar metodologías ágiles como los Sprints y marcos de objetivos como los OKRs es ka combinación para desbloquear velocidad, calidad y confianza.

No solo te ayudará a organizar y priorizar el trabajo, sino que también fomentará una cultura de responsabilidad y transparencia.

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